Gli assistenti personali, chiamati anche assistenti amministrativi, supportano i loro capi mantenendoli organizzati, puntuali ed efficaci. I compiti specifici variano a seconda del capo, ma in genere includono la comunicazione con gli altri per conto del capo; mantenere il calendario degli appuntamenti e fare viaggi e altre prenotazioni; preparare ordini del giorno delle riunioni, documenti finanziari e presentazioni; gestire e monitorare i budget e supervisionare i segretari. Gli indicatori chiave di prestazione si basano su questi compiti.
Comunicazioni
Gli indicatori di prestazione per la funzione di comunicazione misurerebbero la tempestività e la precisione con cui l'assistente personale gestisce la corrispondenza e le e-mail, oltre a quanto efficacemente comunica di persona. Un esempio potrebbe essere se gestisce la corrispondenza quotidianamente e se redige la corrispondenza di routine, mentre invia con precisione la corrispondenza urgente, riservata e importante al personale appropriato, se necessario. Altri indicatori includono la mancanza di errori grammaticali o di stile e la velocità con cui risponde alle e-mail.
Appuntamenti e prenotazioni
Gli indicatori di prestazione per compiti come tenere il calendario del capo e fare prenotazioni misurano l'accuratezza e la fluidità del flusso. Potrebbero includere se l'assistente ha concesso molto tempo per ogni riunione o progetto. Altri esempi sono se fornisce una copia stampata del programma settimanale al capo ogni lunedì mattina entro le 8:30 o conferma tutti gli appuntamenti via e-mail.
Agende e documenti
Un esempio di indicatore di quanto bene un assistente prepara i documenti e gli ordini del giorno potrebbe essere se i punti dell'ordine del giorno sono sollecitati dalle parti interessate e l'ordine del giorno preparato e distribuito il giorno prima della riunione. Un altro esempio potrebbe essere se prepara documenti di budget come richieste di acquisto e spedizioni entro un periodo di tempo specificato, ad esempio 48 ore.
Gestione e monitoraggio del budget
Indicatori di quanto bene un assistente gestisce il budget potrebbero essere se monitora i rapporti sullo stato del budget ogni mese e comunica le informazioni finanziarie ai manager per garantire che l'azienda rimanga entro il budget. Altri indicatori sono se sviluppa budget precisi, realistici, tempestivi e fiscalmente solidi e li riconcilia, presentando aggiornamenti al capo ogni mese.
Personale di supervisione
Gli indicatori di quanto bene l'assistente supervisiona le segretarie sotto la sua direzione potrebbero essere quanto bene anticipa le esigenze di personale e pianifica il personale per soddisfare i periodi di picco della domanda o se fornisce un feedback coerente sulle prestazioni. Se fornisce formazione per migliorare le loro prestazioni è un altro possibile indicatore.
