Le versioni di Microsoft Excel 2003 e precedenti generano sempre file XLS se non diversamente indicato. I file sono piuttosto grandi, che possono essere corretti più facilmente aprendo un file XLS in Microsoft 2007 o versione successiva e salvando il file come XLSX. Se non disponi di una nuova versione di Excel con cui lavorare, qualsiasi computer Windows può creare un file zip compresso.
File XLS
I file XLS sono associati a Microsoft Excel. A partire da Excel 2007, ai file Excel viene assegnata per impostazione predefinita l'estensione XLSX, mentre le versioni precedenti assegnano ancora l'estensione XLS. Le versioni più recenti di Microsoft Excel continueranno a leggere e visualizzare un file XLS e gli utenti possono creare un file XLS selezionando "Salva con nome" e quindi "Excel 97-2003" come formato.
Compressione
I file XLS possono essere piuttosto grandi, in particolare se contengono grafici o immagini. Di conseguenza, diventa difficile inviare il file tramite posta elettronica a un'altra persona e occuperà molto spazio sul disco rigido. La compressione riduce la dimensione del file senza sacrificare i dati o la sua formattazione.
File zip
Un formato di file compressi è il file zip. La maggior parte dei tipi di file, incluso XLS, può essere facilmente trasformata in un file zip compresso su un computer basato su Windows. Per creare una versione zip del file XLS, individualo sul disco rigido e fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del file. Passa il mouse sull'opzione "Invia a" e scegli "Cartella compressa (zippata)". Quando si desidera aprire il file zip, è necessario fare doppio clic sulla cartella per recuperare il file zip archiviato al suo interno. Allo stesso modo, una persona a cui si trasmette un file zip deve aprire la cartella per decomprimere il file.
Considerazione
I file XLSX sono naturalmente compressi. Ad esempio, un file XLS di 16,5 KB verrà ridotto a poco più di 8 KB se salvato in formato XLSX. Se disponi di una versione precedente di Excel e desideri salvare i file come XLSX, scarica un pacchetto di compatibilità gratuito dal sito Web Microsoft (microsoft.com/download) in modo da poter comprimere i file all'interno di Excel. Una volta che hai il pacchetto di compatibilità, puoi salvare i file nel formato XLSX dal menu "Salva con nome" all'interno del tuo documento.
