Modi per avviare una riunione

Le riunioni sono talvolta viste come un male necessario all'interno di un'azienda. Un buon incontro è informativo e coinvolgente, ma un brutto incontro si trascina all'infinito senza una luce apparente alla fine del tunnel. Per gestire una riunione di successo che cattura e trattiene l'attenzione, imposta il tono giusto fin dall'inizio.

Presenta i giocatori

È sempre una buona idea fare le presentazioni all'inizio di una riunione. Sebbene i partecipanti possano conoscersi, rafforza lo scopo della riunione affermare la prospettiva aziendale che ogni persona porta in tavola.

Se i partecipanti non si sono incontrati prima della riunione, le presentazioni sono particolarmente importanti. Consenti a ogni persona di presentarsi e di fare una breve dichiarazione su quale interesse rappresenta. Se la missione del gruppo è fare brainstorming, completare un progetto o risolvere un problema, avvia l'incontro con alcuni rompighiaccio per coinvolgere le dinamiche di gruppo prima di affrontare il compito. Semplici rompicapo, giochi di nomi o attività che mettono alla prova le capacità di pensiero critico stimoleranno la conversazione e daranno energia al cervello.

Dichiara l'agenda

Oltre a chi è nella stanza, i partecipanti alla riunione vogliono sapere cosa verrà discusso, perché è importante e quanto tempo ci vorrà. Un'agenda risponde a queste domande. Un'agenda stampata consente ai partecipanti alla riunione di seguire il flusso della riunione e prendere appunti dove necessario. L'agenda funge anche da linea guida per il facilitatore, soprattutto se l'argomento va fuori strada. La pubblicazione di un tempo stimato davanti a ciascun elemento dell'agenda aiuta a mantenere la riunione scorrevole e a terminarla in tempo.

Lasciali mangiare la torta

Se si prevede che una riunione durerà a lungo, iniziarla con cibo e spuntini leggeri. Non è solo una buona etichetta per le riunioni nutrire i partecipanti, ma aiuta a mantenere le persone concentrate sulle discussioni delle riunioni invece di ringhiare lo stomaco. Gli incontri mattutini dovrebbero sempre avere il caffè a disposizione per gli amanti della caffeina. Scegli cibi leggeri e che manterranno la mente concentrata, come acqua, bibite e stuzzichini leggeri. Invita i partecipanti ad arrivare presto per socializzare davanti a un rinfresco prima di dedicarsi agli affari seri.

Suggerimenti

Assicurati che la riunione inizi all'ora stabilita. I dipendenti devono adeguare i programmi per accogliere la partecipazione alle riunioni. Ritardare l'inizio di una riunione può sembrare irrispettoso a chi arriva in tempo. Vuoi che la riunione inizi con una nota positiva, quindi il tono giusto è impostato fin dall'inizio.

Esaminare eventuali punti aperti di una riunione precedente prima di iniziare l'ordine del giorno corrente. Follow-up delle attività che sono state assegnate in modo che i dipendenti possano riferire sui risultati.

Chiedi ai partecipanti alla riunione di silenziare i cellulari per ridurre al minimo le interruzioni.

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