La riscossione dei crediti di una società è un'attività di routine fino a quando un account non smette di pagare. Le aziende cancellano piccoli saldi quando il tempo e il denaro spesi per riscuotere l'importo dovuto superano il vantaggio realizzato raccogliendo l'intero saldo. La politica e la procedura di un'azienda per una cancellazione di un piccolo saldo dovrebbero essere chiare e la società dovrebbe rivedere e aggiornare la politica e la procedura in modo che entrambe continuino a soddisfare le esigenze aziendali.
Impostazione della politica
La politica per la cancellazione di un piccolo saldo specifica la procedura che i collezionisti dovrebbero seguire. La politica descrive l'importo massimo che i dipendenti possono cancellare come un piccolo saldo, gli sforzi che i dipendenti devono compiere per riscuotere il saldo e la procedura tecnica per documentare e addebitare la cancellazione. La politica specifica anche i titoli di lavoro dei dipendenti che hanno la responsabilità di implementare la politica e descrive il processo di verifica della conformità alla politica.
Identificazione dell'account
Il primo passo della procedura consiste nell'identificare i saldi di piccolo conto che un revisore considera per la cancellazione. I servizi di raccolta eseguono una query mensile che genera un report di conti scaduti con saldi uguali o inferiori all'importo che la politica definisce come un piccolo saldo.
Approvazione della cancellazione
Un revisore analizza quindi la cronologia della riscossione di ciascun conto di piccolo saldo per verificare che il personale abbia compiuto gli sforzi specificati dalla politica per riscuotere ciascun debito. Ad esempio, se la politica richiede che il personale invii tre avvisi e effettui due telefonate a una parte responsabile, il revisore rivede un registro o un file cartaceo per verificare che il raccoglitore abbia inviato gli avvisi richiesti e abbia effettuato le chiamate telefoniche richieste. Se il conto soddisfa i criteri, il revisore approva la cancellazione e crea un documento di rettifica che registra l'importo della cancellazione, la data in cui il revisore ha raccomandato la cancellazione e il motivo della cancellazione.
Effettuare addebiti e accrediti
La fase finale della procedura di cancellazione di piccoli saldi consiste nell'effettuare gli addebiti e gli accrediti appropriati nel sistema contabile. Nel mese successivo all'approvazione del conto per la cancellazione da parte del revisore, la società accredita il conto e addebita la spesa su un codice di addebito amministrativo. Ai fini contabili, l'azienda tratta l'addebito come altri sgravi amministrativi, come i costi non ammessi e gli sforamenti di costo. Un costo non consentito è una spesa che un revisore determina non era ammissibile in base a un contratto o una politica; un superamento dei costi è una spesa che supera il budget. Per ciascuno di questi addebiti, una copia elettronica del documento di rettifica costituisce il backup della registrazione dell'addebito.
Raccolta di ritardi di pagamento
Occasionalmente, un titolare di conto paga il saldo dopo che la società ha cancellato il debito. Quando un titolare di conto insolvente effettua un pagamento, la società elabora il pagamento come se fosse stato effettuato su un conto corrente. Il personale contabile deposita il pagamento e prepara un giustificativo di giornale che annulla la cancellazione. L'azienda include un processo per annullare la cancellazione come parte della sua procedura di cancellazione di piccoli saldi.
Revisione e audit
Le aziende riesaminano periodicamente le politiche e le procedure contabili come la procedura di cancellazione per garantire che la procedura soddisfi le esigenze dell'azienda. Se, ad esempio, una revisione mostra che molti debitori alla fine pagano saldi che sono pari o vicini al limite di cancellazione, la società può abbassare il limite per ridurre il numero di storni di cancellazione. Allo stesso modo, le aziende verificano regolarmente le proprie procedure di cancellazione per garantire che i collezionisti stiano seguendo la politica e che non vi siano prove di frode nelle cancellazioni approvate.
