I cambiamenti di processo e procedurali sono una parte comune del rinnovamento e della riorganizzazione delle attività, degli obiettivi e delle iniziative sul posto di lavoro. Ci sono diversi esempi di come comunicare un nuovo cambiamento di processo sul posto di lavoro. In una piccola impresa, anche piccole modifiche procedurali possono avere un grande impatto sull'efficienza e sulla produttività.
Forse più importante delle effettive modifiche procedurali e di processo è la capacità di comunicare le modifiche a tutti i dipendenti. Comunicare correttamente le modifiche ai processi aiuterà a mantenere tutti i dipendenti sulla stessa pagina mentre si raggiungono nuovi obiettivi e iniziative aziendali.
Esponi le specifiche
Identifica l'effettivo cambiamento del processo, l'impatto previsto del cambiamento e il motivo per cui hai avviato il cambiamento. Creare una visione per aiutare i dipendenti a interessarsi e impegnarsi nei cambiamenti in atto. Ad esempio, quando si implementa un nuovo programma software, si vorrà identificare quando avverrà il cambiamento e i vantaggi dell'utilizzo del nuovo programma per l'azienda, come la riduzione dei costi. Evidenzia i vantaggi ricevuti dai dipendenti, come la facilità d'uso, per incoraggiare i dipendenti nel cambiamento.
Identifica cosa deve cambiare
Considerare l'impatto del cambiamento e prendere in considerazione la necessità di includere fornitori e clienti esterni nel processo di comunicazione. Lasciare qualcuno fuori dal processo di comunicazione relativo a un cambiamento procedurale sul posto di lavoro può essere dannoso per le relazioni e la produttività. In caso di introduzione di un nuovo software, è necessario informare tutti i dipendenti della modifica e prendere in considerazione la possibilità di istruire i fornitori su eventuali passaggi necessari relativi all'utilizzo del nuovo programma a loro vantaggio, come il monitoraggio degli ordini o delle vendite.
Scelta di un metodo di comunicazione
Scegli comunicazioni di massa poco costose, come la posta elettronica, per piccoli cambiamenti di processo che richiedono poche spiegazioni e lasciano poco spazio alla confusione. Comunicare le principali modifiche procedurali, come quelle relative alla gestione dei reclami dei clienti, in maniera più intima. Le opzioni per comunicare i cambiamenti principali includono l'hosting di sessioni informative e la conduzione di riunioni di team o di reparto.
In caso di introduzione di un nuovo programma software, comunicare il cambiamento con i reparti oi dipendenti in piccoli gruppi consentirà di adattare la discussione per spiegare in che modo l'adozione di un nuovo programma software influisce e avvantaggia ciascun gruppo.
Affronta tutte le preoccupazioni
Rispondere alle domande sul cambiamento secondo necessità e chiarire che aiutare i dipendenti e tutte le parti interessate a passare al nuovo processo è una priorità assoluta. Rendi disponibile la formazione quando necessario. Ad esempio, quando si affronta la transizione a un nuovo programma software, prendere in considerazione la formazione di un gruppo selezionato di dipendenti che contribuiscano a fungere da formatori o mentori. Ciò fornirà ai dipendenti un'attenzione personalizzata in un ambiente favorevole.
