Un nuovo imprenditore si destreggia tra molte attività, inclusa la manutenzione di documenti e rapporti. I proprietari dovrebbero creare un sistema di archiviazione dall'inizio per acquisire i dati corretti e mantenere i record appropriati.
Documenti per la creazione di un'impresa
Quando avvii un'impresa, dovrai completare diversi documenti, tra cui:
Statuto o organizzazione: Ogni azienda deve registrarsi nello stato in cui opera. Il segretario di stato di solito registra le imprese.
Se si registra come una società, l'azienda archivia l'atto costitutivo. Una società a responsabilità limitata (LLC) archivia gli articoli dell'organizzazione. La documentazione include i verbali iniziali, la denominazione dei funzionari e i certificati degli azionisti. Altre entità aziendali hanno requisiti diversi.
Numero di identificazione del datore di lavoro IRS: Un imprenditore ottiene un codice fiscale aziendale chiamato EIN (Employer Identification Number). Questo numero tiene separati i dati finanziari personali e aziendali e ti consente di aprire conti bancari, carte di credito e altri conti finanziari a nome della tua azienda.
Richiedi un EIN online sul sito Web dell'IRS o compila il modulo SS-4 e invialo via fax o posta. L'IRS invia il modulo CP 575 con l'EIN. Conserva questo modulo con i registri dell'azienda.
Codice fiscale statale e permessi: Ogni stato e ogni settore aziendale ha requisiti diversi quando si tratta di numeri di identificazione fiscale statale, registrazione fiscale di franchising e permessi. Vai al tuo stato di franchising fiscale o al sito web dell'ufficio del controller per vedere cosa è richiesto nel tuo stato.
Registrare correttamente la tua attività è il primo passo nella creazione di un'azienda. Assicurati di coprire tutti i requisiti statali, federali e di contea.
Relazione finanziaria annuale
La relazione annuale per un'azienda dettaglia la salute finanziaria di un'azienda. Consiste tipicamente di tre documenti: conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario.
- Conto economico: Il conto economico considera i profitti e le perdite complessivi di un'azienda. Un conto economico di base prende i ricavi e sottrae le spese per mostrare un utile o una perdita netti. I report possono entrare più in dettaglio sottraendo il costo delle merci dalle entrate complessive per generare profitti lordi. Da lì, altre spese per le vendite, il marketing e le operazioni vengono sottratte per ottenere profitti netti.
- Stato patrimoniale: Conti per attività e passività. Può assomigliare a un libro mastro con attività a sinistra e passività a destra. Come indica il nome, le attività e le passività dovrebbero equilibrarsi.
- Rendiconto finanziario: Contabilità per tutto il denaro che entra in azienda. Suddivide l'afflusso in categorie quali operazioni, investimenti e finanziamenti. La dichiarazione consente alle aziende di valutare la crescita futura e la capacità di pagare le passività.
Questi documenti sono interconnessi e utilizzano lo stesso insieme di dati, estrapolandoli in modi diversi per illustrare la salute finanziaria dell'azienda. Molte di queste informazioni vengono utilizzate anche con la dichiarazione dei redditi e le relazioni con gli investitori.
Conformità e regolamentazione
Diversi tipi di aziende e industrie hanno requisiti burocratici diversi. Le aziende con dipendenti devono conservare i dati sui salari e i moduli di verifica dell'identificazione fiscale, come W-9s.
I moduli che riflettono la conformità con la formazione sulle informazioni sulla sicurezza e la formazione sulla diversità devono essere firmati dai dipendenti e conservati negli archivi delle risorse umane.
Il tuo consulente per le buste paga, insieme all'ufficio locale Small Business Administration, può aiutarti a determinare quali documenti sono necessari per il tuo settore e stato.
