Secondo l'Internal Revenue Service, il periodo di tempo necessario per salvare i documenti aziendali varia a seconda dell'oggetto e della scadenza del periodo di prescrizione. Il requisito minimo di detenzione per qualsiasi documento è di due anni, ma ce ne sono alcuni che devono essere conservati in modo permanente. Se hai mai presentato una dichiarazione dei redditi fraudolenta, devi conservare tutti i registri a tempo indeterminato.
Registri contabili
I record finanziari come il libro mastro della contabilità fornitori, i bilanci, il registro degli assegni e la contabilità generale dovranno essere conservati in modo permanente. Altre registrazioni come ricevute di cassa, controlli sui dividendi, registrazioni di contabilità dei costi e fatture e libri contabili dei crediti dovranno essere conservate tra cinque e sette anni. Inoltre, i registri quali estratti conto, fatture di contabilità fornitori, assegni sui salari, assegni annullati, registro degli utili, note spese e registri del costo del lavoro dovranno essere conservati per un periodo compreso tra due e tre anni.
Registrazioni fiscali
Con le tasse, varia anche il periodo di tempo per tenere i registri. Ad esempio, i piani di rendita e pagamento differito, piani di ammortamento, registri dei dividendi, rapporti di inventario, fatture fiscali e dichiarazioni, dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni dei redditi e rendite pensionistiche dovranno essere conservati in modo permanente. Le dichiarazioni dei redditi sui salari dovranno essere conservate almeno sette anni. Inoltre, le trattenute dei dipendenti, i certificati di esenzione dalle accise, i rapporti sulle accise di produzione e i rapporti sulle accise al dettaglio dovranno essere conservati per un minimo di quattro anni.
Documenti del personale
Varia anche il periodo di tempo consigliato per la conservazione dei registri del personale. Le registrazioni come le tabelle di frequenza degli infortuni e i bollettini sulla salute e la sicurezza devono essere conservate in modo permanente. Le denunce di incidenti, le richieste di risarcimento per lesioni e gli accordi devono essere conservati per 30 anni. I registri assicurativi dei dipendenti devono essere conservati per 11 anni. I registri delle presenze dovrebbero essere conservati per sette anni. I contratti dei dipendenti dovrebbero essere mantenuti per sei anni. I sequestri, le domande e le terminazioni dovrebbero essere conservati per cinque anni. Le obbligazioni fedeltà dovrebbero essere conservate per tre anni. Inoltre, le descrizioni del lavoro, le schede di valutazione e le schede di tempo dovrebbero essere conservate per due anni.
Registri aziendali
Ad eccezione delle fideiussioni che devono essere conservate per tre anni e dei registri amministrativi che devono essere conservati per 10 anni, tutti gli altri registri aziendali devono essere conservati in modo permanente. La categoria dei record amministrativi include in genere rapporti di audit e documenti classificati. Esempi comuni di documenti aziendali includono rapporti annuali, autorità di emettere titoli, libro mastro capitale sociale, statuti, costituzioni, statuti, contratti, atti elettorali aziendali, atti di costituzione, trasferimenti di azioni, polizze assicurative, brevetti, marchi e diritti d'autore.
