I sistemi contabili contengono informazioni riservate che dovrebbero essere mantenute al sicuro e protette in ogni momento. Le conseguenze dell'accesso non autorizzato possono essere devastanti, dai problemi di furto di identità alla perdita di dati insostituibili. Quando i dati contabili vengono modificati o cancellati di proposito o per caso, crea scompiglio nel reparto contabilità, mettendo in discussione l'affidabilità o l'accuratezza di tutti i dati.
Sicurezza fisica
Una piccola impresa dovrebbe salvaguardare i propri sistemi informatici da perdite e furti. Conservare sistemi e server in un luogo sicuro non esposto agli elementi. Di solito le apparecchiature contabili sono conservate all'interno degli uffici dove le porte possono essere chiuse, limitando gli accessi non autorizzati. Assicurati che i cavi che collegano le apparecchiature contabili siano sicuri e lontani da persone che ci inciampano o che roditori li distruggano. Tenere cavi e interruttori in un ambiente chiuso.
Se utilizzi connessioni wireless per l'accesso alla rete o a Internet, segui i protocolli di sicurezza; è relativamente facile hackerare i sistemi wireless.
Se utilizzi computer portatili, valuta la possibilità di acquistare un software che tenga traccia della posizione del computer. Nel 2008, un computer portatile è stato rubato ogni 53 secondi da ristoranti, lounge aeroportuali e camere d'albergo, secondo il Gruppo Gartner. Per gestire questo rischio, molte aziende utilizzano un LoJack per computer che può essere scaricato da Internet.
Autenticazione
Tutti i tuoi sistemi dovrebbero avere ID di accesso e password che autenticano l'utente, confermando che è autorizzato a utilizzare il computer. Non condividere le password e modificarle periodicamente. Molti sistemi possono essere configurati per richiedere automaticamente una modifica della password dopo 90 giorni, ad esempio.
Il processo di autenticazione di solito comporta la concessione di diritti agli utenti; non tutti gli utenti hanno accesso a tutte le informazioni. I profili possono essere impostati dando ad alcuni utenti l'accesso solo al modulo contabilità fornitori, mentre altri possono avere accesso solo ai report, limitando il rischio di uso improprio dei dati.
Protezione dal virus
I computer sono soggetti a virus e malware che ne influenzano il funzionamento. Alcuni virus consentono l'intrusione nel sistema: un hacker può entrare nel sistema e creare problemi. Con l'utilizzo di Internet, la minaccia di virus e malware è reale, rendendo indispensabile l'uso di software antivirus, firewall e altre misure di sicurezza. Un attacco di virus può arrestare un intero sistema di contabilità, rendendolo inutilizzabile e inefficace. A volte alcuni virus possono danneggiare un sistema in modo così grave che potrebbe essere necessario eliminarlo o sostituirlo completamente. La correzione può essere costosa; è meglio adottare misure preventive per proteggere i sistemi in anticipo.
Backup
Una procedura di sicurezza standard con i sistemi di contabilità è eseguire il backup dei dati e salvare il backup in un luogo sicuro al di fuori dei locali. Il punto è che se succede qualcosa al sistema, come incendi, inondazioni o altre perdite, i dati sono al sicuro e possono essere ripristinati. Una buona misura di sicurezza consiste nell'eseguire backup notturni e ripristinare i backup di tanto in tanto per assicurarsi che i dati siano sicuri e utilizzabili.
Considerazioni
Quando il tuo sistema deve essere riparato, potresti aprire i tuoi file e le tue informazioni riservate a coloro che riparano il sistema. Il Texas richiede licenze speciali per coloro che riparano computer, con sanzioni per coloro che violano questa legge.
Quando un sistema informatico utilizzato per la contabilità viene venduto o ceduto a un'altra parte, potrebbe comunque contenere informazioni riservate nel suo disco rigido. Fai ripulire il tuo sistema da un professionista prima di donarlo o venderlo.
