Il motivo per cui stai presentando un seminario - il suo obiettivo - ha un impatto sulla quota addebitata per partecipare, che a sua volta influisce sul costo per organizzare il seminario. Un seminario inteso a presentare i tuoi servizi potrebbe essere gratuito e avere spese minime da parte tua. Al contrario, un seminario progettato per aiutare le persone a creare ricchezza, al prezzo di centinaia di dollari, porterà ad aspettative molto più elevate da parte dei partecipanti. Potrebbero aspettarsi guide, DVD, rinfreschi premium e forse anche un incontro individuale con il presentatore. In questo caso, i costi per partecipare al seminario saranno molto più alti.
Posizione della struttura
I costi delle strutture variano da zero se si utilizza uno spazio pubblico come una sala riunioni di una biblioteca, a piuttosto costosi se si utilizza uno spazio per riunioni o una sala da ballo di un hotel. Per determinare quanto è grande una struttura richiesta, proietta quanti partecipanti sono attesi. Un gran numero di partecipanti avrà ovviamente bisogno di uno spazio più grande, il che influirà sui costi. Dovrai anche determinare il prezzo della struttura, ad esempio per evento o per piede quadrato di spazio utilizzato, per calcolare il costo.
Cibo e bevande
Un'altra cosa da considerare quando si calcolano i costi è se il servizio di cibo e bevande è necessario per le pause. Alcune strutture non consentono il consumo di cibo o bevande nei locali, quindi il costo di cibo e bevande sarà zero. Altri, come gli hotel, ti richiedono di utilizzare il loro reparto catering e non ti consentono di portare il tuo cibo e le tue bevande, quindi dovrai pagare le loro tariffe. Gestire il cibo e le bevande da solo può variare da opzioni economiche come preparare acqua in bottiglia e spuntini da soli a opzioni più costose come assumere un ristoratore. Un seminario online non ha alcun costo di struttura e può estendersi a qualsiasi numero di partecipanti. In ogni caso, dovrai calcolare il costo del servizio di cibo / bevande, se applicabile, per determinare la tua spesa totale.
Materiale di dispensa
Dispense come guide, DVD e altri materiali costano tutti soldi per la progettazione, lo sviluppo, la produzione o l'acquisto. Questi costi possono variare abbastanza ampiamente a seconda dell'articolo. Ad esempio, una copia cartacea di una presentazione di diapositive computerizzata costa molto poco rispetto a un taccuino rilegato in pelle. Moltiplica il numero di partecipanti attesi per il costo della copia dei materiali. Se il seminario è online, i materiali sono scaricabili, il che non costa nulla. Tuttavia, hai ancora dei costi di sviluppo per creare i materiali.
Attrezzatura richiesta
Un piccolo seminario con 20-30 partecipanti può richiedere solo sedie e uno schermo per la proiezione di una presentazione. Un seminario di grandi dimensioni con 100 o più partecipanti richiede un sistema di diffusione sonora, altoparlanti, microfono e lavagna luminosa. Se prevedi di presentare regolarmente i seminari, potrebbe avere senso acquistare o noleggiare la tua attrezzatura. In ogni caso, il costo del noleggio dovrebbe essere incluso nella spesa complessiva del seminario.
Viaggio e tempo
I seminari in città diverse dalla tua hanno un doppio costo: le spese di viaggio, biglietto aereo, noleggio auto e hotel e il tuo tempo in viaggio. La durata del viaggio avrà un ruolo importante nei costi complessivi del viaggio. Ad esempio, un volo per un seminario in una città situata a un'ora di distanza in genere costa meno di un volo per una città situata in tutto il paese. Le tue esigenze di alloggio influenzeranno anche i tuoi costi. Se puoi fare tutto il tuo viaggio in un giorno, senza pernottamento, risparmierai ovviamente sui costi dell'hotel. Quando si calcola il costo del seminario, includere tutte le spese relative al viaggio, inclusi biglietto aereo, noleggio auto, benzina, taxi e alloggio.
Strategie di marketing
Spargere la voce ai potenziali partecipanti al seminario significa spendere soldi in pubblicità e marketing, il che significa che devi includere queste spese nel tuo costo complessivo. Questi costi potrebbero essere minimi se invii semplicemente e-mail a potenziali partecipanti o aggiorni i tuoi social media e siti di networking aziendale. Oppure, potrebbero incorrere in migliaia di dollari se fai pubblicità sul giornale, compri tempo alla radio o alla TV o spedisci volantini di eventi.
