Cose da fare al lavoro quando il sistema è inattivo

I manager di piccole imprese sanno che il tempo è denaro. Quando la tua azienda si affida alla tecnologia per la maggior parte delle sue esigenze aziendali, un guasto imprevisto dei sistemi può essere problematico. Ma solo perché il sistema che fa funzionare le cose nel tuo ufficio è inattivo non significa che anche la produttività della tua azienda debba diminuire. I manager delle piccole imprese dovrebbero utilizzare il tempo per affrontare le attività che hai evitato o per apportare modifiche all'ultimo minuto al programma per completare i requisiti obbligatori mentre il tuo personale ha dei tempi di inattività.

Organizzazione

Gli americani sprecano quasi un'intera settimana di lavoro ogni anno alla ricerca di articoli per ufficio persi o fuori posto. Sebbene molti di noi rimandino quando si tratta di organizzarsi, è sorprendente scoprire che le aziende statunitensi perdono più di 89 miliardi di dollari ogni anno a causa della disorganizzazione, secondo uno studio del 2010 della Brother International Corporation. Se i tuoi dipendenti non riescono a svolgere il loro normale lavoro alla scrivania perché il sistema è inattivo, chiedi loro di utilizzare il tempo per organizzare lo spazio dell'ufficio e creare un piano di gestione dei record. La gestione dei record è una parte fondamentale dell'organizzazione: ridurrà i costi di archiviazione e archiviazione della tua azienda eliminando le pratiche burocratiche non necessarie, consentirà al personale di trovare le informazioni più rapidamente e garantirà che la tua azienda soddisfi gli obblighi legali di conservazione dei record.

Procedure

Utilizzare il tempo in cui il sistema è inattivo per sviluppare e aggiornare i manuali delle procedure per le operazioni e le risorse umane. Secondo uno studio di Glenn McEvoy pubblicato sul Journal of Small Business Management, la mancanza o l'inefficienza delle pratiche relative alle risorse umane è una delle ragioni principali del fallimento delle piccole imprese. Se la tua azienda dispone già di politiche e procedure esistenti, dedica un po 'di tempo a esaminare i manuali per verificarne l'accuratezza. Assicurati che i processi che il tuo personale sta effettivamente seguendo siano gli stessi di quelli delineati nella politica e controlla che ogni linea guida aderisca alla legislazione vigente. Se non hai ancora creato procedure, inizia conducendo un'analisi SWOT dei punti di forza, debolezza, opportunità e minacce dell'organizzazione. Rivedi la missione e la strategia aziendale, identifica i risultati critici a breve e lungo termine che speri di ottenere, quindi sviluppa procedure per affrontare i problemi che scopri nella tua analisi.

Formazione

Rivedi i mandati di formazione richiesti dal tuo stato. Alcuni stati, inclusi ma non limitati a California, Connecticut, Illinois, Maine e New Hampshire, richiedono alle aziende di fornire una formazione specifica contro le molestie ai dipendenti. È probabile che la tua azienda sia comunque obbligata a fornire questa formazione ad un certo punto, quindi ha senso usare una giornata altrimenti improduttiva in cui i sistemi sono inattivi per la formazione e continuare il tuo lavoro regolare il giorno in cui la formazione era originariamente programmata. Altre alternative includono la formazione sul posto di lavoro a personale nuovo e inesperto e la formazione incrociata dei membri del personale su varie funzioni in modo che sia disponibile una copertura quando i membri del personale sono malati o hanno bisogno di assistenza.

Piani di emergenza

Un guasto imprevisto del sistema ti offre l'opportunità perfetta per testare i tuoi piani di emergenza. Usa la tua esperienza in tempo reale dei problemi che sorgono senza il sistema per identificare i difetti all'interno dei tuoi attuali documenti di pianificazione della continuità. Se non disponi già di un piano di continuità operativa, ora è il momento ideale per svilupparne uno, sfruttando la tua esperienza con questo guasto del sistema. Identifica se i tuoi dipendenti devono mantenere un elenco manuale di informazioni sui clienti, trovare una posizione fuori sede per svolgere il lavoro della tua azienda o aumentare la capacità di archiviazione per i documenti di backup del sistema.

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