Quando si bilanciano i costi amministrativi con la necessità di consegne rapide e coerenti di beni o servizi, gli ordini di acquisto globali offrono un gradito vantaggio al proprietario di una piccola impresa. Se eseguito correttamente, un ordine di acquisto globale fa risparmiare sia all'acquirente che al venditore una notevole quantità di tempo e denaro.
Convenienza
Sebbene i meccanismi di un acquisto di una coperta possano variare, la teoria alla base è sempre la stessa. L'obiettivo è creare un ordine di acquisto permanente con termini e condizioni predeterminati che risparmieranno tempo amministrativo per acquirenti e venditori che desiderano svolgere un lungo periodo di affari insieme per un periodo di tempo ed entro determinati limiti. I componenti principali sono un periodo di performance e un certo tipo di limitazione sulla quantità o sugli importi in dollari spesi.
Ordini di materiali e forniture
Un tipo comune di ordine di acquisto quadro imposta voci pre-negoziate per materiali o forniture specifici consumati frequentemente. Ad esempio, se un'azienda acquista molti asciugamani di carta e sacchi della spazzatura dalla stessa azienda durante l'anno, viene prestabilito un ordine di acquisto con due voci a un prezzo unitario concordato per ogni articolo e con un limite al numero di unità che possono può essere acquistato oppure è possibile spendere dollari per ogni elemento pubblicitario entro un anno. Quando le merci sono necessarie, il fornitore deve solo consegnare; l'acquirente riceve le unità e paga al ricevimento. Il contratto viene in genere negoziato per terminare quando sono stati raggiunti gli elementi pubblicitari, i valori in dollari o i limiti di tempo.
Ordini di servizio
Gli ordini di acquisto generali possono essere creati anche per i servizi resi. Se sono necessarie frequenti manutenzioni o riparazioni, ad esempio, è possibile negoziare prezzi prestabiliti per ciascun tipo di servizio, in modo molto simile a un ordine di acquisto globale per materiali o forniture. Il pagamento viene effettuato previa approvazione della firma da parte di un dipendente autorizzato presso il luogo di acquisto per confermare che i servizi sono stati resi completi come indicato nel contratto quadro.
Limiti di responsabilità
Un altro tipo di ordine di acquisto quadro può essere eseguito in base a un intervallo di tempo e un limite di responsabilità in dollari specifici, ma senza voci dettagliate. Questi tipi di accordi sono utili quando si riserva un budget limitato per servizi di consulenza per un progetto specifico entro un determinato periodo di tempo.
Ad esempio, se il budget totale per un progetto di scrittura di un report fosse di $ 10.000, l'acquirente creerebbe un ordine di acquisto a riga singola con una quantità di 10.000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 10.000 da eseguire entro un anno periodo. La quantità rappresenterebbe i valori in dollari da spendere per varie parti della stesura del rapporto come successivamente definito durante l'anno, concordato da entrambe le parti e quindi consegnato in incrementi di $ 1. Se il primo fosse un rapporto definito, scritto e consegnato con un costo concordato di $ 2.000, l'acquirente riceverà una quantità di 2.000 unità a $ 1 per unità per un totale di $ 2.000 pagabili al consulente. Il valore rimanente dell'ordine di acquisto sarebbe quindi $ 8.000. I rapporti successivi sarebbero stati definiti, scritti, consegnati e pagati nello stesso modo fino a quando il budget totale di $ 10.000 è stato consumato dall'ordine di acquisto.
