Le parti interessate più influenti di un progetto hanno sia il desiderio che la capacità di influenzare non solo le fasi coinvolte nella gestione del progetto, ma anche il risultato finale. Mentre alcuni potrebbero essere importanti alleati, altri potrebbero essere scettici o intenzionati a interrompere il progetto. Questo è il motivo per cui è fondamentale identificare con precisione le parti interessate più influenti di un progetto conducendo un'analisi approfondita delle parti interessate prima dell'inizio di un progetto.
Obiettivi dell'analisi degli stakeholder
Un'analisi degli stakeholder cerca di identificare gli stakeholder su cui i progetti devono fare affidamento, così come quelli con il potere di interrompere o modificare gli obiettivi del progetto. Poiché nemmeno gli stakeholder più influenti condividono la stessa uguaglianza in ogni aspetto di un progetto, un'analisi cerca anche di dare la priorità a quelli che identifica come influenti in base alla loro categoria e al grado di influenza. Un primo passo nel processo, quindi, è che il team di gestione del progetto faccia un brainstorming su un elenco di persone che il progetto influenzerà, così come le persone che hanno influenza, potere o interesse per il risultato positivo o negativo del progetto. Durante il brainstorming, tieni presente che l'elenco può includere persone sia all'interno che all'esterno dell'azienda.
Dare priorità in base all'interesse e all'influenza
Il passaggio successivo prevede la classificazione delle parti interessate del progetto in base al loro interesse per il progetto e alla capacità di esercitare un'influenza positiva o negativa. Ciò consente di restringere progressivamente quello che potrebbe essere un lungo elenco di stakeholder. Un approccio consiste nel creare una matrice due per due con colonne che classificano gli stakeholder a seconda che il loro interesse per il progetto sia basso o alto e righe che classifichino l'influenza degli stakeholder come bassa o alta. Analizza e posiziona ogni stakeholder nel quadrante appropriato. Ad esempio, l'imprenditore ha sia un alto grado di interesse che di influenza, mentre un supervisore di reparto può avere un alto grado di interesse, specialmente se il progetto richiederà risorse di reparto, ma può avere un grado di influenza inferiore. I nomi che compaiono nei quadranti ad alto interesse e alta influenza della griglia sono i più influenti: quelli che devi impegnarti completamente nel corso del progetto e fare i maggiori sforzi per soddisfare,
Analizzare gli interessi degli stakeholder
Ottenere un consenso totale da parte di stakeholder influenti è essenziale per far avanzare gli obiettivi del progetto. Tuttavia, prima che ciò possa accadere, è necessario comprendere appieno quali interessi hanno le principali parti interessate nel risultato del progetto. Le conversazioni dirette con ogni stakeholder chiave sono spesso il modo migliore per ottenere informazioni relative a interessi, percezioni e punti di vista. Ciò consente anche di iniziare a costruire una relazione positiva con loro, che può essere particolarmente importante con quegli stakeholder che hanno opinioni negative. A seguito di queste conversazioni, separare gli stakeholder più influenti in base a quali sostenere e quali possono opporsi al progetto.
Crea un piano d'azione
Il valore di condurre un'analisi degli stakeholder risiede nelle opportunità che offre per gestire le aspettative degli stakeholder attraverso la comunicazione e i piani d'azione. La trasparenza è essenziale per soddisfare le parti interessate influenti e ridurre al minimo le interruzioni o i conflitti che le parti interessate influenti possono causare. I sostenitori del progetto possono semplicemente richiedere aggiornamenti regolari che li tengano consapevoli di come sta procedendo il progetto. Al contrario, gli avversari possono richiedere una persuasione e una sicurezza significativamente maggiori durante le fasi iniziali del progetto e devono essere attentamente monitorati per azioni e reazioni man mano che il progetto progredisce.
