Un'operazione di magazzino può essere un valido aiuto per velocizzare le consegne e controllare i costi per una piccola impresa, oppure può trasformarsi in un mal di testa costante. Il segreto per eseguire un'operazione efficiente è impostare correttamente l'archiviazione e il controllo dell'inventario. Il primo passo consiste nell'impostare l'inventario del magazzino in modo logico che renda facile tracciare, trovare e ritirare la merce.
Altrettanto importante, una piccola impresa deve aggiornare periodicamente la configurazione dell'inventario e condurre un inventario fisico annuale accurato. Questo è molto lavoro, ma il risultato è una riduzione dei costi di inventario e un miglioramento del servizio clienti come risultato della distribuzione tempestiva delle scorte ai negozi e ai clienti.
Configurazione del magazzino per facilitare l'assemblaggio degli ordini
L'obiettivo di qualsiasi schema organizzativo in un magazzino è rendere il più semplice possibile per i lavoratori individuare e ritirare la merce per la spedizione ai clienti o il trasferimento ai punti vendita. Poiché le aziende sono così diverse, non esiste un modo giusto per impostare l'inventario del magazzino. Piuttosto, devi seguire i principi generali di una buona organizzazione quando definisci un piano di magazzino.
Posiziona le merci ad alto volume vicino all'area di spedizione e ricezione. Fai lo stesso con gli oggetti pesanti. Ciò riduce la quantità media di tempo e impegno necessari per assemblare un ordine. Raggruppa elementi simili insieme.
Ad esempio, posiziona tutti i televisori nella stessa parte del magazzino. Disporre contenitori e scaffali tenendo presenti queste considerazioni, piuttosto che semplicemente allinearli contro le pareti.
Etichetta scatole e crea una mappa
Etichetta le caselle con i tuoi numeri di controllo dell'inventario. Potresti anche voler scattare fotografie digitali di ogni articolo e pubblicarlo dove è conservato il prodotto. Infine, crea una mappa che mostri l'ubicazione di ciascuna categoria di merci nel magazzino.
Aggiornamento della configurazione del magazzino
L'organizzazione dell'inventario in un magazzino deve essere aggiornata almeno una volta all'anno per mantenere un funzionamento efficiente e un controllo dell'inventario. La tua azienda aggiungerà nuove linee di prodotti e ne interromperà altre nel corso di un anno. Quando ciò accade, c'è una tendenza naturale a impilare nuovi prodotti ovunque sia possibile trovare spazio. Durante una revisione del layout del magazzino, è possibile spostare le scorte in modo che tutto sia posizionato comodamente.
Aggiorna le etichette sugli scaffali e fai lo stesso per le foto digitali se le usi. Apporta correzioni alla mappa del tuo magazzino. Un buon momento per eseguire questa revisione è durante i giorni e le settimane immediatamente successivi all'inventario fisico annuale, perché durante il processo di esecuzione dell'inventario, i tuoi dipendenti hanno già rimosso il disordine e le scorte obsolete. In questo momento è semplicemente più facile riorganizzare scaffali e contenitori.
Preparazione dell'inventario di magazzino
Le aziende eseguono inventari fisici su base mensile, trimestrale o annuale. Fare l'inventario è una funzione contabile essenziale. La chiave per un inventario fisico accurato e che imponga interruzioni minime alle normali operazioni è la preparazione. Inizia ordinando i tag di conteggio, i fogli di conteggio e qualsiasi altro materiale di cui hai bisogno.
Prima della data di inventario, assegna ai dipendenti il compito di esaminare ogni sezione del magazzino. Dovrebbero etichettare e mettere da parte le scorte danneggiate e obsolete. Conta tutta la merce che non verrà utilizzata prima dell'inventario e allega i tag di conteggio. Etichettare lo stock contato in modo che i lavoratori non lo ritirino per gli ordini.
Con l'avvicinarsi della data dell'inventario fisico, incontra i dipendenti che faranno il conteggio e assegneranno team di due persone a sezioni specifiche del magazzino. Assegnare a un dipendente l'incarico di emettere etichette di conteggio e fogli di conteggio. I tag di conteggio devono essere numerati in modo da poter tracciare i tag persi o danneggiati.
Esecuzione dell'inventario fisico del magazzino
Sospendi le normali operazioni di spedizione e ricezione mentre è in corso il conteggio dell'inventario. Chiedere ai dipendenti di separare le spedizioni ricevute fino al completamento dell'inventario fisico. Ogni squadra di inventario dovrebbe essere composta da una persona che fa il conteggio mentre la seconda registra le informazioni sui fogli di conteggio. I fogli di conteggio completati e i tag non utilizzati vengono restituiti all'addetto all'inventario da ciascuna squadra al termine.
I supervisori dovrebbero indagare su eventuali conteggi o discrepanze insolite. Inoltre, è utile eseguire conteggi spot per verificare che i team di inventario abbiano effettuato conteggi accurati e completi.
