Riunioni di proposte efficaci possono diventare le pietre angolari del successo aziendale a lungo termine. Gli incontri di maggior successo chiariscono i dettagli, rispondono alle domande, risolvono le preoccupazioni in sospeso e portano avanti le proposte. Per farlo nel modo giusto è necessario combinare la giusta miscela di informazioni, competenze ed eleganza per creare un'esperienza efficace e positiva sia per il relatore che per i partecipanti.
Inizia con una proposta solida
Una riunione di proposta efficace inizia con una proposta di vendita solida. Assicurati che la tua proposta non sia solo chiara e ben scritta, ma che affronti anche completamente gli obiettivi e gli obiettivi del cliente. Una proposta è in genere un documento di vendita di sei-otto pagine. Affronta completamente il problema, il problema o il lavoro, definisci perché sei il più qualificato e perché il tuo approccio è superiore alla concorrenza e spiega in dettaglio come prevedi di portare a termine la tua missione. Se la tua proposta fallisce in una di queste aree, potresti perdere il tuo pubblico molto prima di arrivare all'argomento dei prezzi, che in genere si trova verso la fine. Fai i compiti, rivedi fatti e cifre e assicurati di conoscere intimamente le esigenze dei tuoi clienti anche se si tratta di un richiamo su una proposta inviata in precedenza.
Mantienilo semplice
Semplici aiuti visivi come grafici, diapositive e grafici possono lasciare un'impressione duratura sul pubblico e aumentare l'efficacia di qualsiasi riunione di proposta. L'uso coerente di colori, caratteri e illustrazioni pertinenti sono elementi essenziali per presentazioni di diapositive efficaci. Semplici diapositive basate su immagini o diapositive con frasi composte da 10 parole o meno possono aiutare il tuo pubblico a comprendere meglio le informazioni che stai presentando. Per semplificare le cose e aumentare l'efficacia degli ausili visivi, il sito Web Mind Tools consiglia di utilizzare diapositive o altri aiuti visivi che richiedono allo spettatore un massimo di soli tre secondi per l'elaborazione mentale.
La pratica rende perfetti
Mantieni la parte di presentazione della riunione proposta breve e al punto. Avere un'agenda a cui attenersi e rimanere in tema. Tenere sessioni di pratica per correggere eventuali problemi con il flusso o il tempo della presentazione è particolarmente importante se sei un tipo nervoso o se questo è il tuo primo incontro di proposta. Decidi in anticipo come gestire le interruzioni come le domande che i partecipanti hanno durante il corpo della presentazione della proposta. Se hai un partner potresti, ad esempio, fare in modo che il tuo partner registri le domande su una bacheca "parcheggio". Se conduci la riunione da solo, fai sapere ai partecipanti che risponderai alle domande dopo la presentazione e chiedi ai partecipanti di annotare eventuali domande che potrebbero avere nel corso della riunione.
Rivolgiti all'elefante
C'è sempre la possibilità che una riunione di proposta non vada come pianificato, non importa quanto sia ben scritta e completa la tua proposta e non importa quanto ti eserciti. I partecipanti possono porre domande difficili o persino criticare la tua proposta. Potresti scoprire che, nonostante i tuoi migliori sforzi, i partecipanti non sono coinvolgenti. Se qualcosa sta andando storto o semplicemente non ti sembra giusto, chiamalo piuttosto che cercare di continuare, il che potrebbe solo peggiorare le cose. Identifica e rivolgiti agli elefanti nella sala riunioni. Se ti vengono poste domande a cui non puoi rispondere, dillo e fai sapere al pubblico che otterrai una risposta e fornisci un lasso di tempo per tornare all'interrogante. Mantieni un atteggiamento calmo e professionale, ma affronta le critiche e le sfide a testa alta.
