Le procedure di acquisto in base alla ISO 9001 garantiscono che i materiali acquistati soddisfino i requisiti dell'acquirente e dei clienti finali. Le aziende applicano la ISO 9001 ai loro acquisti per ridurre al minimo i problemi con i loro prodotti e servizi. Applicando i principi ISO 9001 al loro programma di acquisto, le piccole imprese possono ridurre gli sprechi e migliorare il servizio clienti. Se applicato in modo coerente, l'acquisto secondo gli standard ISO 9001 dovrebbe tradursi in un miglioramento continuo delle operazioni aziendali.
Organizzazione
Il primo passo per qualsiasi processo di garanzia della qualità è utilizzare l'organigramma aziendale per assegnare compiti e responsabilità tramite descrizioni del lavoro. La ISO 9001 richiede specificamente alle aziende di nominare una persona responsabile dell'assicurazione della qualità che abbia un percorso di riporto diretto a un dirigente aziendale di alto livello. Questo dipendente è responsabile delle questioni relative alla qualità e coordina le altre funzioni in cui hanno un impatto sulla qualità. Dettaglio procedure di acquisto chi è responsabile delle specifiche tecniche, delle autorizzazioni ai costi, dell'emissione degli ordini di acquisto e della verifica del materiale ricevuto.
Documentazione
Le procedure di acquisto richiedono una documentazione che garantisca che il materiale acquistato corrisponda alle specifiche tecniche e al costo preventivato. Le procedure in genere specificano che l'ordine di acquisto fa riferimento alle parti pertinenti delle specifiche tecniche e richiedono che l'acquirente controlli le stime correnti prima di effettuare un ordine, assicurandosi che gli importi rientrino nel budget. Le procedure di acquisto conformi alla ISO 9001 specificano inoltre che l'azienda può acquistare solo da fornitori qualificati per gli articoli dell'ordine di acquisto.
Qualificazione del fornitore
Per acquistare solo da fornitori qualificati, la ISO 9001 specifica che le aziende mantengono elenchi di fornitori approvati per ogni prodotto che acquistano regolarmente. L'azienda deve verificare la conformità di questi fornitori agli standard di garanzia della qualità. Per ordini speciali, l'azienda deve identificare potenziali fornitori e controllarli per scoprire se sono idonei.
Per verificare un fornitore, un'azienda può fare affidamento sulla certificazione di terze parti che un fornitore è conforme agli standard di qualità richiesti. In questo caso l'audit consiste nella verifica della certificazione. Per i fornitori non certificati, un'azienda può richiedere che il fornitore diventi certificato. In alternativa, l'azienda può condurre la propria verifica per determinare se un fornitore aderisce agli standard di qualità richiesti. Le procedure di acquisto devono specificare chi è responsabile della tenuta di un elenco di fornitori qualificati e come i fornitori possono qualificarsi.
Ispezione del materiale
Una volta che l'azienda riceve il materiale acquistato, deve verificare che la fornitura sia conforme all'ordine di acquisto. Le procedure di acquisto indicano chi è responsabile dell'esecuzione della verifica e i compiti che deve svolgere. Tipicamente, le procedure di acquisto secondo ISO 9001 richiedono una verifica che il materiale corrisponda alle specifiche tecniche, come riportato nell'ordine di acquisto.
Articoli non conformi
A volte anche i fornitori qualificati spediscono il materiale sbagliato o difettoso. L'ispezione del materiale identifica tali problemi ed emette i rapporti corrispondenti. Ai sensi della ISO 9001, tali rapporti elencano gli articoli non conformi e descrivono in dettaglio cosa c'è di sbagliato in essi. L'azienda informa il fornitore. Il fornitore deve risolvere il problema, spesso sostituendo il materiale o, se la carenza non è importante, apportando piccole modifiche. Le procedure di acquisto descrivono in dettaglio come devono essere risolti i problemi relativi agli articoli non conformi.
Azione correttiva
Quando un'azienda emette un report di articolo non conforme, il report potrebbe specificare l'azione correttiva che il fornitore deve intraprendere, oppure potrebbe lasciare al fornitore il compito di intraprendere un'azione per correggere il problema. Le procedure di acquisto devono specificare quando il fornitore deve intraprendere azioni correttive specifiche, ad esempio per sostituire il materiale in caso di gravi difetti. In altri casi, le procedure di acquisto potrebbero specificare una valutazione dell'azione correttiva del fornitore, come eseguire nuovamente la verifica del materiale in entrata, per vedere se l'azione del fornitore ha prodotto materiale accettabile.
Miglioramento continuo
La ragione per implementare gli standard di qualità ISO9001 è migliorare le operazioni aziendali per quanto riguarda l'output di qualità e la soddisfazione del cliente. Per le procedure di acquisto, garantire input di materiale di qualità aiuta in questo obiettivo. Tali miglioramenti richiedono un feedback continuo sulle carenze al fine di risolvere i problemi con le procedure e la verifica. Le segnalazioni su articoli non conformi devono risultare non solo in una soluzione alle carenze materiali, ma anche in una correzione delle pratiche che hanno portato al difetto.
I fornitori qualificati secondo ISO 9001 devono disporre di tale feedback. Devono anche essere in grado di dimostrare come modificano le loro pratiche per correggere i problemi con il materiale fornito. Le procedure di acquisto devono specificare tale processo come parte del processo di qualificazione. Il ciclo di feedback sul miglioramento continuo è un requisito della ISO 9001.
