Le piccole imprese hanno la possibilità di utilizzare la contabilità per cassa o per competenza. Coloro che utilizzano la contabilità per cassa registrano solo le transazioni quando il denaro cambia di mano. Pertanto, quando i dipendenti hanno salari non pagati alla fine del periodo, non viene effettuata alcuna registrazione contabile fino a quando non viene effettuato il pagamento. Le aziende che utilizzano la contabilità per competenza devono adeguare i conti delle spese salariali e delle passività per riflettere tutti i salari e le spese del datore di lavoro fino alla fine del periodo.
Paghe maturate
Lo scopo del metodo di contabilità per competenza è quello di abbinare entrate e spese nei periodi in cui si verificano, indipendentemente da quando il denaro cambia di mano. Alla fine di ogni mese, trimestre o anno, è probabile che i datori di lavoro abbiano giorni in cui i dipendenti lavoravano ma non sono stati pagati. Queste spese salariali devono essere adeguate per includerle nel periodo corrente, anche se non saranno pagate fino al periodo successivo. La maggior parte delle piccole imprese esegue questo accantonamento solo alla fine dell'anno per portare i rendiconti finanziari ai criteri di competenza.
Salari maturati e ritenute
La prima parte dell'accantonamento è da adeguare alla retribuzione lorda dei dipendenti e alle relative ritenute. Questa registrazione può essere registrata in diversi modi, ma il più semplice consiste nell'addebitare sul conto delle spese salariali e accreditare sul conto dei ratei passivi. Ad esempio, se gli stipendi lordi in sospeso fino al 31 dicembre sono $ 1.200, addebiteresti gli stipendi e accrediterai le passività maturate per tale importo. Parte di tale passività - il salario netto - è nei confronti del dipendente e parte - le ritenute - è nei confronti del governo, ma ai fini della competenza non è necessario separare questo aspetto.
Spese del datore di lavoro
Devono essere registrate anche le spese del datore di lavoro relative alle retribuzioni non corrisposte. Ciò include le tasse FICA per la previdenza sociale e Medicare, le tasse federali di disoccupazione e la compensazione dei lavoratori. La voce serve per addebitare il conto delle spese salariali e accreditare il conto dei ratei passivi. Se il conto salari è separato dai conti spese fiscali, registrare l'addebito sul conto spese appropriato.
Entrata inversa
La registrazione della competenza deve essere stornata nel periodo in cui gli stipendi vengono effettivamente pagati in modo da non contarli due volte. Molti programmi di contabilità computerizzati ti permetteranno di impostare l'annullamento automatico della voce di competenza originale, il che impedisce al contabile di dimenticarsi di farlo manualmente. Lo storno annulla l'impatto a conto economico delle retribuzioni del periodo corrisposte, in quanto già contabilizzate nell'esercizio precedente. Le registrazioni contabili regolari che si verificano quando viene pagata la busta paga includeranno quindi solo l'impatto dei salari guadagnati nel nuovo periodo e tutte le passività nei confronti delle agenzie governative saranno registrate nei conti delle passività appropriate. Dopo lo storno, il conto dei ratei passivi dovrebbe essere zero.
