Una piccola impresa può gestire molte delle sue attività non di routine come progetti. Tale lavoro di progetto realizza una serie di obiettivi aziendali, inclusa la creazione di una nuova linea di produzione e l'implementazione di software di contabilità. Quando un'azienda si affida a progetti per raggiungere obiettivi critici, la sua competenza nella gestione del lavoro correlato al progetto influenza il successo dell'azienda. A sua volta, l'efficacia dell'azienda nella gestione dei progetti dipende dalla sua capacità di completare i principali eventi deliverable - le pietre miliari - del progetto. Di conseguenza, il monitoraggio e il controllo, che identificano i problemi e avviano azioni correttive, è un processo critico di gestione del progetto. Il controllo delle pietre miliari è un'attività di controllo chiave.
Cosa deve essere completato
Il controllo delle pietre miliari implica la suddivisione di un progetto in risultati discreti, punti decisionali e pietre miliari e il monitoraggio del completamento di ciascuno di questi eventi per garantire che le prestazioni del progetto aderiscano a una pianificazione del progetto. Un project manager crea una pianificazione principale composta dagli eventi del progetto e dalle date di completamento pianificate associate. La direzione del progetto espande quindi la pianificazione principale per creare una pianificazione dettagliata di tutte le pietre miliari, i risultati, i punti decisionali e le attività di lavoro correlate. Questo programma dettagliato include anche le date di inizio associate, la durata e le attività successive e precedenti per tutte le attività lavorative. Il programma dettagliato approvato diventa la linea di base per il completamento di tutte le attività del progetto.
Cosa è stato completato
Man mano che un progetto avanza, ogni team di progetto registra lo stato di avanzamento del lavoro e i risultati raggiunti, comprese le pietre miliari completate, per il confronto con la pianificazione del progetto. Il project manager determina lo stato di un progetto confrontando i dati sulle prestazioni effettive per le attività di progetto pianificate con il piano dettagliato. Le pietre miliari del progetto sono di particolare interesse a causa del potenziale impatto negativo sul progetto del mancato completamento di uno di questi eventi speciali come pianificato.
Quando è stato completato il lavoro?
L'avanzamento del lavoro documentato e gli eventi completati servono come input per il calcolo di qualsiasi scostamento tra il lavoro del progetto completato e i completamenti pianificati. Il project manager fa affidamento sulle soglie di varianza per segnalare differenze significative tra lo stato effettivo degli eventi del progetto e lo stato pianificato degli eventi in quel momento. La differenza tra le date di completamento delle attività programmate e lo stato effettivo dei lavori degli eventi è un'indicazione della possibile variazione del rischio di progetto - positivo o negativo - che può derivare dagli scostamenti. In particolare, il mancato completamento delle milestone nei tempi previsti può ridurre la probabilità che un progetto venga completato nei tempi previsti o nel budget.
Quando verrà completato il lavoro
Durante le revisioni della pianificazione del progetto, il team di progetto segnala variazioni significative nella pianificazione del progetto, concentrandosi sulle tappe pianificate. Il team esamina le attività lavorative relative a traguardi incompleti per identificare i motivi per cui le prestazioni effettive sono superiori o inferiori alle prestazioni pianificate. Il project manager esamina quindi il lavoro, gli scostamenti di programma e le loro possibili cause e il probabile effetto degli scostamenti sul costo e sulla pianificazione del progetto. Vengono quindi proposte azioni correttive e il project manager crea una nuova stima del lavoro e una pianificazione del progetto rivista.
