La comunicazione è di vitale importanza negli affari, consente ai manager di stabilire fiducia ed è vitale per le funzioni fondamentali di un'azienda. Negli ultimi decenni, gli stili di gestione sono passati dall'ordinare le persone alla gestione partecipativa, in cui la comunicazione viene utilizzata per motivare e responsabilizzare i dipendenti. La necessità di una comunicazione chiara è cresciuta anche con l'aumentare della globalizzazione e la capacità di comunicare in modo efficace attraverso le culture è vitale per il successo in molte aziende.
Stabilisci fiducia
Secondo l'esperto di comunicazione Evan Carmichael, la fiducia è essenziale per una buona comunicazione. Carmichael suggerisce che la sfiducia può sorgere quando una persona non sa cosa sta pensando l'altra. Quindi, un modo per stabilire la fiducia è essere schietti e concisi nell'affermare esattamente ciò che si desidera e non aver paura di parlare del fallimento o dei problemi che l'organizzazione sta affrontando. Dire la verità crea fiducia. Un altro modo per stabilire la fiducia è porre domande sulle sfide che i clienti e i dipendenti devono affrontare.
Ascolta attivamente
L'ascolto attivo implica mostrare all'altra persona che capisci veramente quello che sta dicendo. Nell'ascolto attivo ti concentri sulla persona o sulle persone che stai ascoltando e mostri di capire riformulando i loro punti chiave con parole tue. L'ascolto è anche più facile se elimini le distrazioni durante le conversazioni: cerca di non guardare le e-mail, guardarti costantemente intorno o rispondere al telefono mentre ascolti. Questo fa sentire l'altra persona che ciò che ha da dire è importante e ha la tua piena attenzione.
Risposta
Una buona comunicazione si basa sul dare e ricevere feedback. Sarah Fenson, in un "Inc." articolo, suggerisce di evitare il confronto quando si fornisce un feedback fornendo esempi specifici di ciò di cui non si è soddisfatti e includendo sempre commenti positivi. È anche importante chiedere feedback agli altri. Chiedere a clienti e dipendenti i loro commenti su come sta andando il lavoro. È possibile utilizzare conversazioni quotidiane informali, sondaggi o riunioni di fine progetto.
Sii reattivo
Piuttosto che reagire emotivamente a un commento o una situazione, Alyssa Gregory, titolare di una piccola impresa ed esperta di comunicazione, suggerisce che è fondamentale rimanere sempre calmi e agire in modo professionale. Sottolinea inoltre l'importanza di rispondere rapidamente alle critiche o ai problemi per evitare che un incidente minore diventi una crisi più grave. Rimanendo calmo, sarai più efficace nella tua comunicazione e in grado di pensare ai problemi in modo più chiaro.
Invita la partecipazione
Consentire il contributo dei dipendenti al processo decisionale migliora il flusso di informazioni, responsabilizza i dipendenti e può portare a una migliore comunicazione e prestazioni migliori. Ray Beavers, direttore generale / amministratore delegato di United Cooperative Services a Cleburne, Texas, ha vinto premi per le sue capacità di comunicazione coinvolgendo i dipendenti nella pianificazione a tutti i livelli dell'azienda. Ha anche creato un vicepresidente della comunicazione e fornisce ai suoi dipendenti formazione sulla comunicazione. Altri modi per incoraggiare la partecipazione includono riunioni o promemoria informativi regolari e un muro di promemoria in cui dipendenti e manager possono pubblicare idee.
Scrivi bene
Esperti come Gregory sottolineano tutti la capacità di scrivere bene come prerequisito per una comunicazione efficace. Non puoi promuovere le tue idee o la tua attività se non puoi scrivere in modo chiaro e conciso. Un'indagine del 2005 su 120 direttori delle risorse umane della Commissione nazionale per la scrittura ha rilevato che le persone che non sanno scrivere chiaramente hanno meno probabilità di essere assunte o considerate per la promozione rispetto a quelle che sanno scrivere bene. Come altre abilità, una buona scrittura richiede pratica e formazione. Se questo non è il tuo punto forte, considera di seguire un corso per iscritto o di lavorare con un collega per affinare le tue capacità.
