I seminari basati sul Web consentono ai partecipanti globali di collaborare tramite un feed Internet in tempo reale. Tuttavia, una riunione di successo richiede un po' di pianificazione avanzata. Per organizzare un webinar, devi partecipare ad attività come la selezione di un sito o un servizio per fornire lo spazio per riunioni virtuali, inviare inviti a partecipanti e relatori, preparare i materiali di presentazione necessari e persino una prova.
Scegli un fornitore di servizi
Un certo numero di siti offre l'hosting di webinar gratuitamente o con un supplemento minimo. Quando si cerca il provider appropriato, è importante assicurarsi che la sua interfaccia supporti il software e i sistemi operativi che voi e i vostri partecipanti userete. Cerca un servizio che offra la registrazione del webinar per i partecipanti che non possono partecipare dal vivo e funzionalità che incoraggiano la partecipazione del pubblico, come sondaggi, sondaggi e pod di chat, che rendano il webinar particolarmente efficace. I siti di conferenze più diffusi che vale la pena visitare includono GoToWebinar, Adobe Connect e WebEx.
Invia inviti
Inviti via email ai partecipanti e prendi in considerazione la possibilità di pubblicare sull'evento sui social network. Assicurati di includere l'URL per la registrazione pre-webinar e, se appropriato, una chiamata per i presentatori volontari. Alcuni fornitori di webinar offrono anche la possibilità di configurare promemoria e-mail, ma non esagerare. Adobe suggerisce un promemoria e-mail il giorno prima e un altro promemoria da una a tre ore prima del webinar. Adobe continua a incoraggiare non più di due e-mail di promemoria per evitare di molestare (e potenzialmente perdere) i partecipanti. Usa invece post frequenti su Facebook o su un altro social network per creare buzz.
Crea un'agenda
Pianifica il webinar in base a un orario (e fuso orario) conveniente per la maggior parte dei partecipanti. Crea un programma, o almeno un elenco di cose da fare, per il tuo webinar, indicando i tempi e un elenco di obiettivi se prevedi un pubblico più ampio o riunioni più lunghe. Distribuisci l'ordine del giorno in anticipo in modo che i relatori sappiano quando dovrebbero parlare e i partecipanti abbiano il tempo di pensare alle domande. Il giorno del webinar, fai del tuo meglio per mantenere l'aderenza al programma.
Prepara presentazioni e materiale distribuito
Prepara tutti i materiali per il webinar, ad esempio presentazioni PowerPoint, dispense per i relatori e annunci per eventi futuri, e assicurati che vengano salvati in un formato supportato dal servizio webinar. Per una gestione efficace del tempo, Adobe suggerisce di progettare le presentazioni in modo che il contenuto più importante sia all'inizio in modo da poter saltare ciò che è alla fine se hai poco tempo.
Eseguire una corsa di prova
Esercitati con la tecnologia del webinar organizzando una rapida riunione con alcuni dipendenti o amici. Assicurati di poter navigare con sicurezza tra le funzionalità e di avere almeno un'idea di come risolvere potenziali inconvenienti. Prepara piani di emergenza in caso di problemi tecnici irrisolvibili.
Arriva presto e termina in orario
Accedi al webinar con almeno qualche minuto di anticipo e dai il benvenuto ai partecipanti al loro arrivo. Fai del tuo meglio per rimanere in agenda e terminare quando promesso. Adobe suggerisce che i webinar di marketing e informativi generali hanno una durata massima di 60 minuti e che i webinar di formazione e istruzione non durino più di 90 minuti senza interruzioni. Più a lungo e i partecipanti hanno difficoltà a concentrarsi e a stare fermi.
