Sono necessari registri accurati per le finanze aziendali. La riconciliazione bancaria è una parte importante di questo, altrimenti i registri aziendali possono perdere rapidamente la sincronizzazione con i registri bancari e creare problemi su tutta la linea. Il processo di riconciliazione sembra semplice come assicurarsi che entrambi i record corrispondano, ma a volte la tenuta dei registri può diventare un po' confusa, come quando si hanno depositi non registrati.
Che cosa è considerato un deposito non registrato?
I depositi non registrati possono anche essere chiamati depositi in transito e compaiono abbastanza frequentemente durante la riconciliazione di fine mese. Le banche inviano estratti conto una volta al mese, in genere riportando tutte le attività dal primo all'ultimo giorno, e questo è generalmente ciò che viene confrontato con i libri contabili aziendali. Tuttavia, quando i depositi vengono effettuati e registrati l'ultimo giorno del mese, potrebbero non essere registrati dalla banca fino a dopo l'inizio del nuovo mese, con conseguente mancanza di depositi in un estratto conto. Questi sono chiamati depositi in transito.
Contabilità bancaria contro libro mastro
Il "lato banca", o libro mastro bancario, si riferisce semplicemente a qualsiasi record di transazioni bancarie viene utilizzato per riconciliare i conti con il libro mastro di una società. Il più delle volte, si tratterà di un estratto conto mensile. Il libro mastro è il registro dei conti dell'azienda, aggiornato man mano che il denaro scorre in entrata o in uscita, ed è ciò che viene confrontato con i registri bancari per verificare la presenza di commissioni bancarie, crescita degli interessi ed errori.
Mettere i soldi dove non sono
Una regola pratica generale per la riconciliazione bancaria è "mettere i soldi dove non sono". Quando viene rilevata una discrepanza tra il libro mastro della banca e i libri, le voci di riconciliazione dovrebbero influenzare il lato mancante del record. In caso di depositi non registrati, il deposito viene indicato nei libri contabili della società ma non in quelli della banca. Durante la riconciliazione, quindi, il deposito dovrebbe essere aggiunto alla banca per riflettere che il denaro è stato depositato durante il mese. Ciò si tradurrà in un vero e proprio saldo in banca.
Importanza di una riconciliazione accurata
Se la riconciliazione viene ignorata o eseguita in modo improprio, ad esempio ignorando insidie come depositi non registrati e assegni in sospeso, i libri contabili di un'azienda possono diventare rapidamente imprecisi e inaffidabili. Può sembrare che sia disponibile più o meno denaro, con il risultato di decisioni finanziarie errate e gli errori possono passare inosservati. Ciò può essere catastrofico se gli assegni di grandi dimensioni non vengono inseriti o vengono immessi in modo errato o se una banca commette un errore e preleva un conto in eccesso.
