Come piccolo imprenditore vuoi proiettare la tua migliore immagine professionale. Questo include i tuoi rendiconti finanziari. Un numero negativo in un conto spese - che indica entrate piuttosto che spese - toglie quell'immagine. Tale numero deve essere ricercato e, in caso di errore, corretto. Se non in errore, la voce richiede una spiegazione.
Gli errori comuni includono una codifica errata o voci di accumulo improprie. I rimborsi del fornitore di periodi precedenti possono creare un numero negativo ma corretto.
Nozioni di base su addebiti e crediti
Ai vecchi tempi della contabilità in partita doppia, i termini debito e credito si riferivano alla registrazione nella colonna di sinistra o di destra del foglio di lavoro.
Con l'avvento dei computer, l'uso di un numero positivo per indicare un debito e un numero negativo per indicare un credito è diventato la norma per l'immissione dei dati. Inoltre, i rapporti stampati mostrano il saldo normale per un determinato conto come numero positivo, un saldo opposto come negativo.
I conti spese normalmente riportano un saldo a debito, quindi un credito appare come un numero negativo.
Trovare la voce di credito
I programmi software di contabilità in genere forniscono un rapporto sui dettagli dell'account che elenca tutte le voci di un determinato account. Alcune di queste voci riportano come importi positivi o negativi per debito e credito; altri stampano le voci in una delle due colonne.
Individuare la voce o le voci che creano il saldo del credito e determinare il motivo della registrazione. Questo di solito richiede la ricerca del documento che ha generato la voce.
Rimborso del pagamento in eccesso del periodo precedente
Un rimborso da parte di un fornitore determina un accredito nel conto spese originale. Raramente i rimborsi arrivano in tempo per l'ingresso nello stesso periodo contabile del pagamento. La registrazione in un mese o anno successivo comporta un credito o una registrazione negativa nel conto spese.
Il rapporto sulla varianza rileva la correzione. Ad esempio, "Acquisto di uno strumento di $ 500 a gennaio, restituzione per il rimborso con conseguente accredito di $ 500 in spese per lo strumento per marzo. Spesa da inizio anno correttamente indicata".
codice errato
In termini non contabili questo è un "errore".
I programmi software di contabilità utilizzano un numero di codice per velocizzare l'immissione dei dati. I contabili non devono inserire un nome di account; l'immissione del numero di codice assegna la voce al conto corretto. Naturalmente, l'inserimento del codice errato assegna l'inserimento al conto errato.
Ad esempio, inserendo 5400, un conto spese invece di 4500, un conto entrate si traduce in una registrazione a credito nel conto spese. La maggior parte dei sistemi software include una funzione di modifica che semplifica la correzione di questo tipo di errore di immissione.
Inserimento ratei storni
Le società che utilizzano la contabilità per competenza devono registrare le voci relative alle spese sostenute ma non pagate. Spesso questo implica un lavoro di congettura. Il contabile registra una stima di una spesa per il periodo contabile appropriato e la storna nel periodo contabile successivo per rimuoverla dai libri. Se l'importo stimato risulta maggiore dell'effettivo, si ottiene un saldo a credito nel conto spese.
