Nella maggior parte delle piccole imprese, l'inventario riflette una percentuale significativa delle risorse. Indipendentemente dall'enfasi che attribuisci alla precisione, è probabile che i tuoi record di inventario riflettano discrepanze quando esegui un conteggio fisico. Se conti solo a fine anno, puoi affrontare una spiacevole sorpresa quando devi cancellare le carenze. Durante l'anno, potresti incontrare situazioni in cui vengono venduti prodotti che semplicemente non si trovano da nessuna parte. L'implementazione dei conteggi dei cicli può aiutarti a mantenere il controllo sul tuo inventario.
Conteggio cicli definito
Un conteggio del ciclo non è la stessa cosa del tuo inventario fisico di fine anno, conta ogni bullone. I conteggi dei cicli vengono effettuati giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Non conti tutti i prodotti nel tuo magazzino. Invece, selezioni determinati prodotti da contare in quel giorno. I prodotti che selezioni dipendono dalla natura della tua attività. Potresti scegliere di contare il 20 percento del tuo inventario con i costi più alti o la maggior parte delle attività. Potresti anche scegliere di contare in base alla posizione; ad esempio, potresti contare tutti i prodotti dalle righe dalla A alla D una settimana, dalle righe dalla E alla H la settimana successiva. Se disponi di articoli così importanti per le tue operazioni che potresti dover letteralmente chiudere le porte in caso di esaurimento, potresti scegliere di contare quegli articoli ogni giorno, con articoli meno essenziali contati a rotazione.
Cut-off
Mentre il conteggio del ciclo è in corso, non si desidera che il reparto di ricezione metta nuove consegne sugli scaffali o che il reparto di spedizione rimuova gli articoli per evadere gli ordini. È necessario stabilire un limite netto per le transazioni in modo da poter ottenere un report di ciò che dovrebbe essere in magazzino in quel momento. Tutti i destinatari che interessano l'inventario devono essere inseriti nel sistema e tutte le spedizioni fatturate. Per la precisione, registrare il destinatario finale e i numeri di fattura o ottenere copie degli ultimi tre di ciascun tipo di documento prima dell'inventario. Se disponi di transazioni che non possono essere inserite, fai copie dei documenti di origine in modo da poterle utilizzare per riconciliare il conteggio. Se non è possibile interrompere le consegne durante il conteggio, predisporre un'area di sosta in cui gli articoli possano essere isolati e non contati accidentalmente.
Conteggio
I contatori potrebbero funzionare da soli o come parte di un team di due persone in cui uno conta e l'altro registra. Il team è l'opzione migliore nei grandi magazzini che potrebbero richiedere al banco di utilizzare una scala o un ascensore per accedere ai prodotti da contare. Idealmente, i tuoi contatori sono esperti di produzione, spedizione o ricezione di personale che ha familiarità con i prodotti e può individuare articoli con etichette errate o fuori posto. Puoi eseguire un singolo conteggio e quindi riconciliarlo con l'inventario dei tuoi libri, oppure puoi far contare i prodotti in modo indipendente da due team separati e riconciliare i due conteggi prima di confrontare il conteggio con i tuoi libri.
Riconcilia con il libro
I conteggi dei cicli consentono di identificare e correggere gli errori in modo più tempestivo. Se è trascorso un periodo di tempo limitato tra i conteggi, hai meno documenti da ispezionare per trovare errori rispetto a se prendi solo un conteggio fisico annuale. Sebbene sarà comunque necessario correggere il saldo dell'inventario, potresti scegliere di utilizzare l'opportunità per rivedere le tue procedure per vedere se disponi di controlli adeguati. Alcune discrepanze potrebbero essere così insignificanti che indagare su di esse è una perdita di tempo. Scegli una variazione con la quale ti senti a tuo agio, ad esempio $ 5 di costi totali per un singolo prodotto o $ 100 di costi totali per tutti gli articoli in inventario. I tuoi livelli dovrebbero essere basati sul tuo inventario, sui soldi investiti in esso e su quanta perdita consideri accettabile.
