Le spese sono un costo inevitabile per fare e restare in attività. Quando un'azienda sostiene una spesa, ci sono due metodi contabili che può utilizzare per registrare la spesa nei suoi libri: la base per cassa e la base per competenza. La contabilità per cassa è comunemente utilizzata dalle piccole imprese e poiché registra le spese solo quando pagate, richiede meno contabilità rispetto alla base per competenza della contabilità.
Il metodo cash-base
Con la contabilità di cassa, un'azienda registra una spesa solo quando viene effettuato il pagamento, e non quando è sostenuto e abbinato ai ricavi, come avviene con la contabilità per competenza. Sebbene il metodo non sia conforme ai principi contabili generalmente accettati, o GAAP, i lettori di bilanci redatti utilizzando la base contabile per cassa hanno maggiore fiducia nei flussi di cassa effettivi rappresentati nel conto economico della società.
Un esempio basato sulla liquidità
Per dimostrare un esempio del metodo di contabilità di cassa, supponiamo che un noto ristorante paghi i propri dipendenti il 15 e il 30 di ogni mese per il lavoro svolto nelle due settimane precedenti. Ultimamente, il ristorante ha riscontrato un problema con i suoi flussi di cassa e, sebbene sia riuscito a pagare i suoi dipendenti il 15 maggio, non ha i soldi per pagarli il 30 maggio. Vinny, il direttore del ristorante, parla con lo staff , informandoli che i loro assegni non saranno disponibili fino al 7 giugno.
Annotazione
Il 15 maggio, la voce del diario per registrare i $ 6.000 di stipendio pagato in quella data viene registrata nei libri contabili della società come segue:
Debito Salario Spese 6.000 Credito Contanti 6.000
Sebbene i salari per il periodo successivo, dal 16 al 30 maggio, siano una spesa sostenuta a maggio, non verranno registrati nei libri di maggio, perché i dipendenti non saranno pagati fino a giugno. Questo è diverso dalla contabilità per competenza, che registrerebbe la spesa salariale a maggio, perché il lavoro è stato eseguito in quel momento.
L'impatto del tempismo
Il 7 giugno il contabile del ristorante paga i dipendenti per il lavoro svolto dal 16 al 30 maggio. Ne risulta la seguente voce di diario:
Debito Salario Spese 6.000 Credito Contanti 6.000
Poiché il metodo in contanti si concentra sulla tempistica del pagamento e non sulla tempistica della spesa, le spese di May sono state sottovalutate in questo esempio, determinando una sopravvalutazione dei profitti dell'azienda. Poiché il mese di giugno includerà il pagamento degli stipendi da maggio e il pagamento per i due periodi di paga normalmente programmati a giugno, le spese di giugno saranno sovrastimate sul suo conto economico.
